信息化專稿：淺談博源集團(tuán)信息化應(yīng)用成果
時(shí)間：2013-12-18 11:40 來源：博源集團(tuán)博源控股集團(tuán)全面信息化項(xiàng)目于2005年8月16日啟動(dòng)，先后實(shí)施完成了全集團(tuán)采購(gòu)、庫(kù)存、銷售、財(cái)務(wù)、人力資源、OA、項(xiàng)目管理系統(tǒng)PM2、檔案管理系統(tǒng)、小額貸款信貸管理等項(xiàng)目并實(shí)現(xiàn)了主要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)大集中。
一、集團(tuán)ERP系統(tǒng)已實(shí)現(xiàn)對(duì)采購(gòu)訂單、采購(gòu)到貨、采購(gòu)入庫(kù)、采購(gòu)發(fā)票等節(jié)點(diǎn)的錄入和管理功能；實(shí)現(xiàn)了對(duì)銷售合同、銷售訂單、銷售發(fā)貨、銷售發(fā)票、應(yīng)收單、收款單等節(jié)點(diǎn)的錄入和管理功能；實(shí)現(xiàn)了對(duì)人員信息的申請(qǐng)、調(diào)動(dòng)、離職、工資發(fā)放以及社會(huì)統(tǒng)籌金計(jì)提等節(jié)點(diǎn)的錄入和管理功能；實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)憑證錄入、審核、記賬、固定資產(chǎn)卡片的錄入、變動(dòng)、折舊計(jì)提以及存貨核算的差異率計(jì)算等節(jié)點(diǎn)的錄入和管理功能；技術(shù)方面具備對(duì)合并報(bào)表的編制功能。
NC-ERP系統(tǒng)中有64家公司(項(xiàng)目)啟用人力資源和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)，16家公司啟用采購(gòu)和銷售系統(tǒng)。
集團(tuán)ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)大集中，已經(jīng)成為當(dāng)前集團(tuán)管控的必要手段，但部分企業(yè)數(shù)據(jù)質(zhì)量亟待持續(xù)強(qiáng)化，在確保數(shù)據(jù)質(zhì)量的前提下設(shè)置相應(yīng)約束規(guī)則以發(fā)揮其倒逼管理規(guī)范的作用。
成果案例：1、蘇尼特公司在信息化建設(shè)方面夯實(shí)基礎(chǔ)、強(qiáng)化應(yīng)用、深挖潛力，尤其是在ERP系統(tǒng)應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)方面取得了明顯的成效。
從2006年至今隨著信息系統(tǒng)的深度應(yīng)用，與之前相比，節(jié)省財(cái)務(wù)費(fèi)用約20%。庫(kù)存降低51.79%，庫(kù)存周轉(zhuǎn)率提高17.45%，管理費(fèi)用與銷售費(fèi)用支出降低約10%，減少各類管理人員15%，主要是財(cái)務(wù)對(duì)賬、核算人員、統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù)人員、其它管理人員。
建立了以財(cái)務(wù)管理為中心的企業(yè)管理新機(jī)制。建立了財(cái)務(wù)預(yù)算控制體系，加強(qiáng)了企業(yè)資金使用的監(jiān)管力度，使資金效益發(fā)生最優(yōu)化，產(chǎn)生最大效益。提高了整個(gè)企業(yè)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)、軟件應(yīng)用系統(tǒng)和自動(dòng)化系統(tǒng)的集成度，徹底解決了信息“孤島”現(xiàn)象，企業(yè)內(nèi)外信息資源得到充分共享，整體上提高了企業(yè)對(duì)市場(chǎng)迅速做出反映的能力和對(duì)內(nèi)部管理的控制能力。
2、博源煤化工大宗物料管理（一卡通）對(duì)大型散裝物料為主要生產(chǎn)原料和銷售產(chǎn)品的企業(yè)在對(duì)物料進(jìn)行采購(gòu)、銷售、結(jié)算、倉(cāng)儲(chǔ)等方面出現(xiàn)的管理問題進(jìn)行修正，對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行快速準(zhǔn)確的處理和傳輸。與NC-ERP采購(gòu)、銷售業(yè)務(wù)流程數(shù)據(jù)對(duì)接，保持了數(shù)據(jù)一致性、連動(dòng)性，達(dá)到數(shù)據(jù)共享，通過嚴(yán)密的計(jì)算機(jī)流程設(shè)計(jì)對(duì)散裝物料的計(jì)量、倉(cāng)儲(chǔ)、銷售等環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)控，系統(tǒng)采集數(shù)據(jù)防止人為錄入數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確等漏洞的發(fā)生；通過不同的角色分配使使用者權(quán)責(zé)分明，使不同部門的信息在網(wǎng)絡(luò)中安全流轉(zhuǎn)；通過數(shù)據(jù)庫(kù)處理系統(tǒng)加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的處理速度和安全加密；通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使管理數(shù)據(jù)快速準(zhǔn)確的傳遞。降低企業(yè)生產(chǎn)成本、增強(qiáng)管理力度、提高企業(yè)信息化程度。
無(wú)人值守管理實(shí)現(xiàn)了對(duì)公司車輛或固定、非固定運(yùn)輸車輛進(jìn)行管理，通過IC卡及相應(yīng)的管理設(shè)備和軟件對(duì)車輛的派遣、貨物運(yùn)輸、車輛過磅、運(yùn)費(fèi)結(jié)算等方面進(jìn)行全面管理，提高員工的工作效率，杜絕舞弊行為，降低企業(yè)的生產(chǎn)成本。
3、博源置業(yè)財(cái)務(wù)模塊的應(yīng)用對(duì)平時(shí)信息的查詢及檢索效率大大的提高，減輕財(cái)務(wù)人員的工作量，優(yōu)化企業(yè)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的業(yè)務(wù)流程，使得企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)信息能及時(shí)得到準(zhǔn)確的反饋，加強(qiáng)對(duì)資金流的全局管理和控制。該系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)管理的三個(gè)要求：財(cái)務(wù)核算、管理會(huì)計(jì)，決策支持。
二、集團(tuán)智能分析系統(tǒng)（BI）可以順利的將ERP、IUFO報(bào)表、項(xiàng)目管理PM2等各個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)提取，并基于BI系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)查詢分析，減少了在各自業(yè)務(wù)系統(tǒng)中(NC、IUFO、PM2)基于業(yè)務(wù)操作的系統(tǒng)中查詢分析的數(shù)據(jù)冗余和重復(fù)，使得查詢結(jié)果更加清晰明確，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)查詢。目前，電腦版、移動(dòng)版（手機(jī)、平板）技術(shù)方面均具備。
BI分析系統(tǒng)已啟用人力資源、產(chǎn)銷存、采購(gòu)等共性桌面，機(jī)關(guān)費(fèi)用預(yù)算分析、采購(gòu)單價(jià)次數(shù)對(duì)比、采購(gòu)分類分析、采購(gòu)物資降價(jià)分析、銷售客戶排名分析、物資庫(kù)存分析、未周轉(zhuǎn)物資分析、采購(gòu)物資單價(jià)趨勢(shì)等個(gè)性化分析報(bào)表。
成果案例：1、中源化學(xué)公司積極應(yīng)用BI智能分析系統(tǒng)，突破管理難點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)之間相同物料的單價(jià)智能對(duì)比分析，功能系統(tǒng)上線以后極大的降低了管理人員的統(tǒng)計(jì)時(shí)間，將之前人工篩選變?yōu)橄到y(tǒng)自動(dòng)分析，由以前的2小時(shí)人工篩選到現(xiàn)在的即時(shí)點(diǎn)擊刷新查看，使公司領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)崟r(shí)查看準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，為管理決策提供了支持。
2、集團(tuán)人力資源部積極應(yīng)用BI智能分析系統(tǒng)，通過BI系統(tǒng)對(duì)NC系統(tǒng)內(nèi)人員、薪酬、福利模塊信息與實(shí)際業(yè)務(wù)的一致性逐項(xiàng)進(jìn)行核對(duì)，有效的督促企業(yè)提高業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量，并且實(shí)現(xiàn)了在一個(gè)界面查看集團(tuán)、平臺(tái)、企業(yè)的人力資源信息，并能精細(xì)分析企業(yè)人力成本情況。功能系統(tǒng)上線以后極大的降低了管理人員的統(tǒng)計(jì)匯總時(shí)間，將之前人工篩選變?yōu)橄到y(tǒng)自動(dòng)分析，由以前的人工匯總上報(bào)到現(xiàn)在的即時(shí)點(diǎn)擊刷新查看，使管理層能夠?qū)崟r(shí)查看及時(shí)、準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，為管理決策提供了支持。
三、集團(tuán)OA系統(tǒng)中有57家企業(yè)，簡(jiǎn)體和規(guī)范了管理行為，提高了信息交互效率。對(duì)信息積累、存儲(chǔ)和查詢提供的保障和便捷。OA系統(tǒng)已經(jīng)成為當(dāng)前全集團(tuán)事務(wù)性交流的主要手段。
成果案例：1、中源化學(xué)公司在OA系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)申請(qǐng)審批全流程自動(dòng)化辦公。公出任務(wù)時(shí)，填寫表單履行公差任務(wù)手續(xù)，實(shí)現(xiàn)填報(bào)申請(qǐng)、審核、審批、報(bào)銷、查詢、存檔等功能，替代原有的紙質(zhì)公差派遣單。實(shí)現(xiàn)了公司員工申請(qǐng)事假、病假、探親假、婚假、哺乳假等假期，并根據(jù)不同的管理流程制度的申請(qǐng)表單，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化，提高了審批效率，便于統(tǒng)計(jì)查詢和分析，應(yīng)用效果非常好。
2、博源國(guó)貿(mào)未使用OA表單以前，主要以打電話，發(fā)傳真方式溝通信息，表現(xiàn)為效率低，不及時(shí)，客戶要求的信息易被漏掉，不能及時(shí)全面落實(shí)客戶提出的要求。OA表單的應(yīng)用后，使得外貿(mào)部業(yè)務(wù)員和儲(chǔ)運(yùn)部及工廠之間的溝通變得更快捷和有效，提高了辦公效率。OA表單的應(yīng)用，減少了紙張和電話的使用，從而節(jié)約了資源。 更重要的是，使客戶的要求能夠很快的得到落實(shí)，調(diào)高了客戶的滿意度和忠誠(chéng)度。
四、檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)有27家企業(yè)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化集中管理。在日常管理中達(dá)到了快捷多條件檢索，利用統(tǒng)計(jì)分析，時(shí)效性授權(quán)閱讀，查閱、借出歷史痕跡。多格式上載或掃描加工。
成果案例：博源集團(tuán)檔案管理實(shí)現(xiàn)“三化”--標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化；實(shí)時(shí)監(jiān)控和查詢各企業(yè)檔案管理情況。
檔案查詢方式靈活多樣，確保了查全率和查準(zhǔn)率，10萬(wàn)條數(shù)據(jù)查詢不超過20秒，與過去傳統(tǒng)翻閱手工目錄相比，大大提高了查詢效率，最優(yōu)秀的檔案員在使用信息化系統(tǒng)前300秒能查詢到所要的檔案，現(xiàn)在上百本檔案目錄已經(jīng)束之高閣，此系統(tǒng)提高了檔案管理水平，快速檢索電子借閱提高檔案利用率。
五、PM2項(xiàng)目管理軟件實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目的全過程管理，對(duì)項(xiàng)目合同、項(xiàng)目資金、物資、項(xiàng)目協(xié)同、項(xiàng)目進(jìn)度、項(xiàng)目成本核算、項(xiàng)目招標(biāo)等管理進(jìn)行細(xì)致的流程審批、監(jiān)控等網(wǎng)絡(luò)管理。
成果案例：博源置業(yè)在使用PM2系統(tǒng)對(duì)所實(shí)施項(xiàng)目的管理過程中對(duì)合同的擬定、拆分、撥款、變更等行為完成了全面的管理。實(shí)時(shí)反應(yīng)項(xiàng)目資金的流動(dòng)、使用的計(jì)劃和實(shí)際情況得到了有效的掌控，為資金的控制與平衡提供決策依據(jù)。解決工程項(xiàng)目中材料設(shè)備的供應(yīng)管理問題。對(duì)項(xiàng)目進(jìn)展情況形成責(zé)任考核報(bào)告。
在系統(tǒng)使用后，擺脫了原始的繁雜多頭的工作方式，提高了工作效率，降低了人工成本、時(shí)間成本，傳統(tǒng)紙質(zhì)項(xiàng)目檔案資料的使用管理在系統(tǒng)中固化后使管理方便快捷。
